Organiser un événement peut sembler facile. Beaucoup se sont déjà essayés à l’exercice et ont parfaitement réussi. D’autres, n’ont pas eu cette chance.
Vous est-il arrivé de vous rendre compte que vous aviez oublié de compter quelqu’un, oublié de réserver un taxi, ou qu’une faute de frappe s’est glissé dans votre mail. Ou encore vous n’avez pas reçu l’emballage des nombreux goodies et vos clients vont devoir repartir avec tout ça dans les mains. 🤦🏼♀️
Avec l’expérience (et aussi mon côté perfectionniste, il faut l’avouer), j’ai peaufiné ma méthode, scruté les moindres détails et anticipé une bonne partie des difficultés que l’on peut rencontrer. Bien sûr, il y a toujours un risque et en cas d’erreur, le plus important à garder en tête est le résultat, le succès global de l’événement.
I/ La clé d’un évènement réussi consiste à répondre à ces questions :
1/ Qui vous missionne pour l’événement et à qui s’adresse t’il :
- Effectif de l’entreprise, secteur d’activité, lieux d’implantation, population, moyenne d’âge, charte graphique, …
- S’adresse t’il aux collaborateurs internes, à un client ou plusieurs, à l’équipe de management…
2/ Quel est l’objectif à atteindre :
Fédérer les équipes, prospecter un client, vendre, communiquer, générer du trafic … l’objectif est propre à chacun. Assurez-vous d’avoir bien cerné les enjeux.
3/ Quel est le meilleur lieu pour cet événement :
Il doit être adapté en termes de coût, d’espace, de style. C’est à mon sens un des facteurs clés de la réussite d’un événement. Le BON LIEU sublimera l’expérience.
4/ Quand le planifier :
Veillez à positionner les évènements de préférence le mardi et le jeudi. Ce sont les jours durant lesquelles vous aurez le plus de chance de réunir un maximum de monde.
5/ Comment mener le projet ?
Nous allons y consacrer une majeure partie de l’article.
Comment mener le projet ou autrement dit par où commencer ?
II/ Ma méthode :
Je vais vous dévoiler ma méthode. Bien entendu, elle me correspond à vous de trouver la votre et de l’expérimenter.
A/ Tout d’abord, je fais une liste et j’y note en vrac toutes les idées qui me viennent à l’esprit.
Lieu : doit correspondre en taille, confort, prix, gout, disponibilité à la date, agencement de salle en U, en amphi ou réunion.
Traiteur : (pour les repas, collation, hydratation…) doit correspondre aux gout, qualité, prix,
disponibilité à la date, pensez à fournir les restrictions alimentaires de vos invités le cas échéant.
Support de com : Si vous n’en avez pas ou plus, c’est le moment de passer une commande de goodies. Vous pouvez vous accorder avec les différents intervenants pour mettre en place un planning de réalisation des supports de présentation. Si vous devez effectuer un travail de mise en page sur PowerPoint, il est primordial de récupérer le contenu quelques jour avant et pour cela, il vous faudra faire un forcing bienveillant auprès de certains.
Intervenant : Assurez-vous d’avoir la bonne information concernant le passage des
intervenants. Certaines personnes ne sont pas à l’aise pour parler en public, ce serait dommage qu’il clique sur la diapo et s’aperçoive qu’il ne s’agit pas de sa partie. Cela peut générer du stress pour l’intervenant et de l’agacement pour le client qui verra un manque de professionnalisme.
Matériel de sonorisation : Doit correspondre au besoin. Faut-il un DJ, un groupe, ou plus
simplement un micro filaire…
Connexion web & ordinateur : Renseignez-vous sur la connexion web. La plupart des sites que vous choisirez sont très bien équipés. Mais pensez à demander si un service de maintenance est disponible à tout moment en cas de besoin. Vous pouvez aussi prévoir une clé USB et un ordinateur en backup. On n’est jamais trop prudent.
Transferts : Cette partie a longtemps été compliqué pour moi. Je l’avoue, réserver les taxis n’est pas franchement la partie que je préfère et j’en ai oublié plus d’un 😊. Mais après quelques déboires, j’ai fini par trouver une solution pour le transfert de plusieurs invités. Un joli tableau Excel avec les noms des personnes à récupérer, la date, l’heure, la destination. Et pour éviter les modifications et gagner du temps, je ne réserve qu’une fois que j’ai tout le monde ou presque. Soit 2 à 3 jours avant l’événements.
Hôtel : Comme pour le lieu, l’hôtel doit correspondre aux problématiques de gout, de qualité, de prix, de disponibilité aux dates souhaitées, ou encore la distance de l’aéroport ou du lieu de l’événement.
B/ Puis, je fais faire des devis, que je négocie à tous les coups que ce soit les tarifs ou les services. Obtenir un geste commercial est fréquent lorsque que l’on pense à le demander. On va chercher à vous fidéliser donc profitez-en.
C/Une fois les devis reçus, je crée un tableur sur lequel je renseigne toutes les informations récoltées. J’analyse et suis maintenant en mesure de fournir à la direction un comparatif pragmatique mettant en
avant les données nécessaires à la prise de décision. C’est aussi à ce moment-là que je donne mon avis et mes préconisations.
D/ Dans ce même tableur, je créé un nouvel onglet qui me servira à planifier les actions dans le temps. Le célèbre rétro-planning. Veillez à prévoir une marge de sécurité, du temps en plus. Pour ma part, je préfère voir large ainsi, si j’ai fini avant, je suis plus sereine.
En parallèle, je prépare une check list pour le jour J. et je m’assure que toutes les cases sont cochées avant le début de l’évènement.
E/ Pour finir, je suis présente tout au long de l’événement lorsque cela est possible et joue les Mary Poppins qui a dans son sac tout ce qu’il faut pour répondre aux divers besoins des invités.
III/ En conclusion :
Il est essentiel de bien cerner le client pour réussir votre événement, il ne faut rien négliger !
Son secteur d’activité, son environnement, son style, la moyenne d’âge des collaborateurs, son budget…, sont autant d’indicateurs qui vous permettront de faire les bons choix. (Et de discerner sur le visage de votre client un regard appréciatif.)
Si vous n’avez pas d’idée sur le lieu par exemple, vous pouvez demander où se sont déroulés les événements précédents. Cela vous évitera de perdre du temps sur un espace qui ne correspondrait pas.
Puis, en allant les visiter, vous aurez une idée plus précise de ses attentes.
Vous l’aurez compris, s’approprier/Apprécier /appréhender/intégrer le besoin contribue fortement à la réussite de votre projet. Il ne faut surtout pas hésiter à faire des feedbacks réguliers pour vous assurer de garder l’objectif en vue, que vous soyez sur la même longueur d’ondes avec votre client ou encore qu’il n’y ait pas de nouvelles directives à prendre en compte.
Et vous quelle est votre méthode ?
Quels outils utilisez-vous ?
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